助成金の申請書類が公募要領を満たしているか、提出前に AI でチェックしてみた

ある企業の経営企画部の補助金申請担当が、提出直前の助成金申請書一式を前に頭を抱えていました。数十ページに及ぶ公募要領に書かれた対象要件・加点項目・添付書類リスト——これらをすべて申請書と1項目ずつ照らし合わせる作業は、経験と集中力を要する上、ミスが許されません。

しかも、不採択になってから「実は対象要件を満たしていなかった」と気づいても後の祭りです。形式不備で差戻しになれば、締切に間に合わないリスクもあります。「ものさしとなる公募要領」と「申請書類」を確実に突き合わせるしくみが、この業務には切実に必要でした。

まず、難しい設定は一切しません。「申請書類一式が公募要領の要件を満たしているか根拠つきでチェックしたい」と、ふだん上司に説明するような言葉で入力しました。すると AI が、確認すべき手順（チェックの観点）を自動で組み立ててくれます。

プログラミングの知識も、複雑なルール設定も不要です。生成された手順は中身を確認して修正でき、一度作れば次回の申請でも同じ観点を使い回せます。

手順を保存して実行すると、公募要領の各要件を申請書が満たしているかを、AI が 1 項目ずつ判定します。結果はこの 1 画面に集約されます。ポイントは、すべての判定に「公募要領のどこが根拠か」が必ず添うこと。AI の言い分を鵜呑みにせず、人が原文で確かめられます。行をタップすると根拠の原文が開きます。

AI が合格と判定した 4 件は、根拠つきなので素通しで確認できます。人が頭を使うのは、要確認 3 件と不適合 1 件の、合わせて 4 件だけ。担当者は不適合だった項目を起案部門に差戻し、修正された申請書を再実行して、最終的に承認・確定しました。

一連の操作・判断はすべて改ざんできない監査ログに記録されます。「いつ・誰が・何を・どの根拠で判断したか」が後から完全にたどれるので、補助金の実績報告や調査対応での説明にもそのまま使えます。

今まで提出直前の徹夜作業になっていた公募要領との突き合わせが、観点の準備から最終確定まで大幅に短縮されました。何より、人の目視では見落とされがちだった対象要件の漏れを提出前に拾えたことが、担当者にとって一番の安心材料でした。

今回は助成金申請の事例でしたが、INDX Compliance の使い方はどれも同じです。「ものさしになる文書（公募要領・法令・社内基準）」と「確認したい文書」を渡し、根拠つきで突き合わせる。社内規程のレビュー、契約書の不備チェック、ISO 監査の事前点検——ルールとの照合が発生するあらゆる業務に、同じ手順がそのまま使えます。