稟議書が職務権限規程どおりの決裁ルートを通っているか AI にチェックさせてみた

ある企業の経営管理部 決裁事務局では、月に数十件の稟議書が集まります。それぞれ起案部門が異なり、金額の規模も設備投資・外注・与信案件とバラバラ。事務局が確認するのは、稟議書の内容だけでなく、「その金額に対して、決裁者の権限が足りているか」という、職務権限規程の別表との突き合わせです。

ところが、職務権限規程の別表は区分が細かく、稟議書の種別・金額・契約形態によって決裁者が変わります。さらに稟議規程では「この案件には法務の合議が必要」「添付書類はこれ」と細かく定めており、回付前にすべてを確認するだけで相当な手間がかかります。それでも見落としは起きます。

まず、難しい設定は一切しません。「稟議書が職務権限規程や稟議規程どおりの決裁ルートを通っているか確認したい」と、ふだん上司に説明するような言葉で入力しました。すると AI が、確認すべき手順（チェックの観点）を自動で組み立ててくれます。

プログラミングの知識も、複雑なルール設定も不要です。生成された手順は中身を見て修正でき、一度作れば次回以降は同じ観点で何度でも使い回せます。

手順を保存して実行すると、稟議書の各チェック項目が権限規程・稟議規程の要求を満たしているかを、AI が 1 つずつ判定します。結果はこの 1 画面に集約されます。ポイントは、すべての判定に「どの規程の・どの条文が根拠か」が必ず添うこと。AI の言い分を鵜呑みにせず、人が原文で確かめられます。行をタップすると根拠の原文が開きます。

AI が合格と判定した 4 件は、根拠つきなので素通しで確認できます。人が頭を使うのは、要確認 2 件と不適合 1 件の、合わせて 3 件だけ。担当者は権限超過の稟議を起案部門に差戻し、決裁ルートを修正・法務合議を追加した稟議書を再実行して、最終的に承認・確定しました。

一連の操作・判断はすべて改ざんできない監査ログに記録されます。「いつ・誰が・何を・どの根拠で判断したか」が後から完全にたどれるので、内部監査や経営会議での説明にもそのまま使えます。

権限規程の別表を手作業で確認していた回付前チェックが、起案と同時に自動判定されるようになりました。何より、権限超過の稟議を回付前に確実に止められたことが、担当者にとって最大の安心材料でした。

今回は稟議書の事例でしたが、INDX Compliance の使い方はどれも同じです。「ものさしになる文書（職務権限規程・稟議規程・与信限度基準）」と「確認したい文書（稟議書）」を渡し、根拠つきで突き合わせる。社内規程の整合チェック、契約書のレビュー、ISO 監査の事前点検——ルールとの照合が発生するあらゆる業務に、同じ手順がそのまま使えます。