月末に山積みになる経費精算を、社内規程と照らして AI に一次チェックさせてみた

ある企業の経理部では、毎月末に全社員から経費精算申請が集まります。社内経費規程・上限額表・インボイス要件・出張旅費規程と照らし合わせながら、1件ずつ手作業で適否を判断しています。金額は少なくても、見落とした場合の税務リスクは決して軽くありません。

特に難しいのは、確認すべきものさしが複数にまたがる点です。交際費の上限は別表、インボイス要件は税法、タクシー利用の事由は就業規則——といった具合に、どの申請がどの規程のどの条項に引っかかるのか、判断する人の経験に大きく依存していました。担当者が異動すると、同じ違反が素通りする事態も起きていました。

まず、難しい設定は一切しません。「今月の経費精算が、社内規程の上限額やインボイス要件を満たしているか確認したい」と、日常の言葉で入力しました。するとAIが、確認すべき手順（チェックの観点）を自動で組み立ててくれます。

プログラミングの知識も、複雑なルール設定も不要です。生成された手順は内容を確認して修正でき、一度作れば翌月以降も同じ観点で繰り返し使えます。

手順を保存して実行すると、各申請が社内規程の要件を満たしているかを、AIが1件ずつ判定します。結果はこの1画面に集約されます。ポイントは、すべての判定に「どの規程の・どの条文が根拠か」が必ず添うこと。AIの判断を鵜呑みにせず、人が原文で確かめられます。

AIが合格と判定した4件は、根拠つきなので素通しで確認できます。人が頭を使うのは、要確認2件と不適合2件の、合わせて4件だけ。担当者は不適合だった申請を申請者に差戻し、修正・再申請された内容を再実行して、最終的に承認・確定しました。

一連の操作・判断はすべて改ざんできない監査ログに記録されます。「いつ・誰が・何を・どの根拠で判断したか」が後から完全にたどれるので、税務調査や内部監査での説明もそのまま使えます。

月20時間を超えていた一次チェックの工数が、観点の準備から最終確定まで3時間で完了しました。何より、見落としがちな上限超過とインボイス番号の欠落を申請者への差戻し前に自動で検出できたことが、担当者にとって一番の安心材料でした。

今回は経費精算の事例でしたが、INDX Compliance の使い方はどれも同じです。「ものさしになる文書（社内規程・法令・インボイス要件）」と「確認したい文書（精算申請・領収書）」を渡し、根拠つきで突き合わせる。契約書のレビュー、稟議書の決裁チェック、ISO 監査の事前点検——ルールとの照合が発生するあらゆる業務に、同じ手順がそのまま使えます。